Todo lo que un Empresario Debe Saber sobre el IVA

Hemos preparado este artículo porque queremos que adquieras un conocimiento básico de todo lo que un empresario debe saber sobre el Impuesto sobre el Valor Agregado, más conocido como IVA.

Tiempo estimado de lectura: 15 minutos

La idea es que conozcas bien este tipo de impuesto, así como algunas estrategias que te permitan adquirir buenas prácticas para gestionarlo con eficiencia en tu empresa.

Impuesto sobre el Valor Agregado

Gestionar eficientemente el Impuesto sobre el Valor Agregado (IVA), es una de las habilidades más importantes para la sostenibilidad financiera de cualquier empresa en Colombia.

Este impuesto indirecto, que grava el consumo, representa un flujo constante de recursos que todo empresario debe manejar bien, no solo para cumplir con las leyes fiscales, sino para optimizar los impuestos y proteger la liquidez de su negocio.

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Dominar el conocimiento fiscal corporativo sobre el IVA, va más allá de una simple obligación contable; es un componente estratégico de la gestión fiscal para empresarios que busca optimizar el pago de impuestos, de manera ética y sin salirse del marco legal.

Por lo tanto, este artículo, es una guía estratégica con todo lo básico para incrementar tu inteligencia fiscal.

¿Qué es el IVA y Cómo Funciona en Colombia?

El Impuesto sobre el Valor Agregado es un tributo nacional que grava la venta de bienes, la prestación de servicios y las importaciones.

Su esencia técnica es que es un impuesto al consumo final, pagado por el cliente, pero recaudado y declarado por el vendedor o prestador del servicio.

La tasa general en Colombia es del 19%, aunque existen tarifas diferenciales para bienes y servicios de la canasta familiar, medicamentos y algunos productos agropecuarios, tal como lo establece el Estatuto Tributario.

El mecanismo clave para manejar bien el impuesto del IVA, es la compensación entre el IVA causado (el que cobras a tus clientes) y el IVA descontable (el que pagas a tus proveedores).

La diferencia es lo que debes pagar a la DIAN o, en caso de tener un saldo a favor, puedes solicitar su devolución o compensación.

Una gestión fiscal proactiva se enfoca en maximizar y documentar correctamente el IVA descontable.

Régimen Común vs. El Régimen Simple

No todos los contribuyentes declaran IVA de la misma manera.

La Ley 2010 de 2019 creó el Régimen Simple de Tributación (RST), una alternativa simplificada para pequeños contribuyentes.

La elección entre el Régimen Común y el Simple es una de las primeras decisiones de inteligencia fiscal que un empresario debe tomar.

• Régimen Común: Declaras y pagas IVA mensualmente (conforme al calendario de la DIAN). Debes llevar registros detallados de todas las operaciones (facturas de venta y compra) y puedes descontar todo el IVA pagado en adquisiciones relacionadas con tu actividad.

• Régimen Simple: Pagas un impuesto unificado que cubre renta, IVA y otros tributos. No declaras IVA de forma separada ni puedes descontar el IVA de tus compras. Es más simple administrativamente, pero puede no ser conveniente si tus compras con IVA son altas.

Para optimizar tus impuestos, es crucial simular ambos escenarios con un asesor profesional en la materia.

Si tu negocio tiene muchos gastos con IVA (materia prima, logística, servicios profesionales), el Régimen Común suele ser más beneficioso.

Puedes consultar los requisitos, boletines, simuladores y otros contenidos formativos e informativos en el portal oficial de la DIAN.

Facturación Electrónica

Desde hace años, la facturación electrónica es obligatoria para la mayoría de empresarios en Régimen Común.

Esta no es solo una formalidad: es la herramienta más poderosa para tu conocimiento fiscal corporativo.

Solamente el IVA descontable soportado en facturas electrónicas válidas (con CUFE/CUDE), es aceptado por la DIAN.

Una gestión fiscal saludable en el ámbito empresarial exige:

• Usar un software de facturación electrónica autorizado.

• Verificar que todos tus proveedores te emitan factura electrónica.

• Revisar que cada factura de compra tenga tu RUT correcto y los datos completos.

• Organizar y almacenar digitalmente toda tu documentación de soporte.

Sin factura electrónica, no hay descuento. Sin descuento, pagas más impuestos. Es así de simple.

Acude a tu contador o asesor fiscal de confianza y pídele que te asista en la implementación de un sistema de facturación de fácil uso y que cumpla con todos estos requisitos.

Estrategias de Inteligencia Fiscal

Pagar menos impuestos —de manera legal— significa aprovechar los beneficios y mecanismos que la ley ofrece.

Aquí, la inteligencia fiscal de cada empresario, marca la diferencia entre el éxito o el fracaso de una gestión fiscal eficiente.

Por eso, ten en cuenta las siguientes recomendaciones a la hora de administrar y llevar cuentas del IVA:

1. Identifica Correctamente los Bienes y Servicios Excluidos y Exentos: Algunas operaciones tienen tarifa 0%. Venderlas no genera IVA causado, pero el IVA que pagas por los insumos para producirlas sí es descontable. Esto puede generar saldos a favor  que pueden ser muy favorables.

2. Planifica las Compras de Activo Fijo: El IVA pagado en la compra de bienes de capital (maquinaria, vehículos de trabajo, equipos de cómputo) es 100% descontable en el mismo periodo en que se realiza la compra, lo que puede reducir significativamente tu obligación a pagar.

3. Lleva un Control Estricto de los Gastos No Descontables: Conoce qué IVA no puedes descontar (ej., gastos de representación, algunos combustibles para vehículos no dedicados exclusivamente a la actividad). Mezclarlos con los descontables puede generar problemas al momento de la revisión.

4. Usa los Mecanismos de Compensación y Devolución: Si generas saldos a favor de IVA consistentemente, puedes solicitar su devolución a la DIAN o compensarlos con otros impuestos. Este proceso tiene plazos y requisitos específicos que te recomendamos consultar con tu asesor contable de confianza.

La página de Actualícese, un referente en información tributaria, es una fuente invaluable para estar al día con conceptos, procedimientos y cambios en las leyes fiscales.

Errores Comunes que te Hacen Pagar de Más

Un conocimiento fiscal corporativo deficiente te puede llevar a cometer errores costosos.

Los siguientes son algunas de las omisiones o fallas que más frecuentes:

1. No descontar el IVA por desconocimiento: Muchos pequeños empresarios pagan el IVA de sus compras pero no lo registran para descontarlo.

2. Perder el control de las fechas de declaración y pago: Las multas por extemporaneidad son altas y evitan que optimices tus impuestos.

3. Facturar de manera incorrecta: Errores en el RUT, en la descripción del bien o servicio, o en la tarifa aplicada, invalidan la factura para el descuento.

4. No separar el IVA de las compras personales de las empresariales: Usar la misma cuenta o tarjeta para todo confunde el patrimonio y arruina la trazabilidad fiscal.

Para manejar bien los impuestos, la recomendación es clara: invierte en asesoría profesional especializada.

Ten en cuenta que un contador o abogado tributario no es un gasto, es un aliado estratégico que te ayudará a navegar la complejidad de las leyes fiscales, a tomar decisiones informadas y a dormir tranquilo.

Puedes encontrar directorios de profesionales en sitios como el Instituto Colombiano de Planeación Fiscal (INCP).

Retención en la Fuente del IVA (ReteIVA)

Más allá de la declaración mensual directa, existe un mecanismo indirecto de control y recaudo del Impuesto sobre el Valor Agregado que muchos empresarios pasan por alto: la Retención en la Fuente del IVA (ReteIVA).

Este es un componente vital del conocimiento fiscal corporativo avanzado y su mal manejo puede generar multas, sanciones y costosos ajustes.

¿Qué es la ReteIVA?

El ReteIVA no es un impuesto nuevo. Es un mecanismo por el cual, al momento de pagar ciertos servicios o compras a un proveedor, el comprador (retenedor) debe retener un porcentaje del valor del IVA facturado y consignarlo a la DIAN en nombre del proveedor.

El proveedor, a su vez, declara ese mismo valor como un impuesto ya pagado (rete-renta) en su declaración de IVA.

En esencia, es una actividad que funciona como un sistema de recaudo anticipado.

¿Por qué es tan importante para tu gestión fiscal como empresario?

1. Doble Condición: Una empresa puede ser rete-renta (le retienen) y retenedora (debe retener a otros) al mismo tiempo. Debes identificar en qué casos aplicas cada rol. La DIAN publica listados de «Agentes de Retención» y las actividades/tarifas sujetas.

2. Base de Retención: No se retiene sobre el total de la factura, sino específicamente sobre el valor del IVA que aparece en ella. Por ejemplo, para un servicio gravado al 19% con una tarifa de retención del 15%, el cálculo se hace solo sobre el 19%, no sobre el 100% de la factura.

3. Responsabilidad Solidaria: Si eres Agente Retenedor y no practicas la retención, la DIAN puede exigirte a ti el pago del monto no retenido, más intereses y sanciones. Manejar bien los impuestos incluye tener en cuenta el deber de retener.

4. Impacto en la Caja: Cuando retienes, debes consignar ese dinero a la DIAN en plazos específicos, afectando tu flujo de efectivo. Cuando te retienen, ese dinero queda «en poder» del Estado hasta que lo declares como pago, lo que puede generar saldos a favor o débito según tu situación.

5. Documentación Obligatoria: Debes expedir el Certificado de Retención a tu proveedor y conservar copia. Este documento es el soporte legal de tu operación como retenedor y es fundamental para que el proveedor pueda tomar el crédito correspondiente.

Consejo de Inteligencia Fiscal

Incorpora un filtro de ReteIVA en tu proceso de compras y pagos.

Antes de pagar cualquier factura de servicio o compra de bienes gravados, verifica:

1. ¿Mi empresa es Agente Retenedor para esta actividad? (Consulta el listado de la DIAN).

2. ¿Mi proveedor está obligado a facturar con IVA?

3. ¿Cuál es la tarifa aplicable?

4. ¿He calculado correctamente la base y el monto a retener?

5. ¿He generado y entregado el Certificado de Retención?

Ignorar la ReteIVA es un error común y costoso.

Integrar su gestión a tu rutina es una práctica avanzada de optimizar impuestos que evita sorpresas desagradables y demuestra un control fiscal inteligente.

Considera que tu software de facturación o nómina debe estar configurado para manejar estos cálculos y generar los certificados o la documentación necesaria para estar al día en todo lo relacionado con tu responsabilidad fiscal y tributaria.

Software para una Gestión Eficiente del IVA

La correcta implementación de la facturación electrónica es la piedra angular para manejar bien los impuestos como el IVA.

Afortunadamente, existen excelentes proveedores de software que no solo emiten la factura con los requisitos legales (CUFE/CUDE), sino que también integran otros módulos contables, de inventario y reportes fiscales, convirtiéndose en el centro de inteligencia fiscal para tu empresa.

Invertir en una de estas plataformas es un paso esencial para tu gestión fiscal empresarial.

Es por eso que aquí te presentamos algunos proveedores de sistemas de facturación electrónica y contabilidad empresarial, de manera que puedas explorar las soluciones que cada uno ofrece:

1. Alegra

Es una suite de gestión empresarial muy popular entre pymes y emprendedores.

Su fortaleza radica en su interfaz intuitiva y su modelo de precios escalable.

Ofrece facturación electrónica integrada con contabilidad, gastos, inventario y cuentas por cobrar/pagar.

Es una opción sólida para quienes buscan optimizar impuestos automatizando los procesos de su negocio.

2. Siigo

Siigo es un actor tradicional y de gran trayectoria en el mercado colombiano.

Ofrece soluciones robustas que van desde software en la nube hasta sistemas de escritorio, adaptándose a empresas de diversos tamaños y sectores.

Su módulo de facturación electrónica está perfectamente sincronizado con sus libros contables, facilitando el conocimiento fiscal corporativo al tener toda la información centralizada.

3. Xubio

Desarrollado por Grupo Santander, Xubio es una solución en la nube gratuita para la facturación electrónica básica, con planes de pago para funciones avanzadas.

Es una excelente puerta de entrada para microempresarios que dan sus primeros pasos en la formalización y necesitan cumplir con las leyes fiscales sin una inversión inicial alta.

4. Prosoft

Es una solución colombiana integral que combina facturación electrónica con un sistema ERP (sistema de planificación de recursos empresariales).

Es especialmente fuerte en sectores como distribución, retail y manufactura, donde el control del IVA en el inventario y en la cadena de suministro es crítico para pagar menos impuestos a través de un descuento preciso.

5. Siigo

Esta plataforma es ágil, moderna y está diseñada para la pyme digital.

Permite facturar, gestionar clientes, inventarios y generar reportes tributarios desde cualquier dispositivo, facilitando una gestión fiscal para empresarios flexible y remota.

Consejo para elegir

Antes de decidirte, solicita demostraciones gratuitas de los sistemas de cada uno de los proveedores que desees probar.

Evalúa cuál se integra mejor con tu operación actual, ofrece el mejor soporte técnico local y te proporciona los reportes necesarios para tomar decisiones con inteligencia fiscal.

Elegir la plataforma correcta no solo te ayudará a cumplir con la ley, sino que te dará visibilidad total sobre tu flujo de IVA, convirtiendo un deber en una herramienta de control financiero.

Para tener en cuenta…

El Impuesto sobre el Valor Agregado no tiene por qué ser un monstruo incomprensible y un tema objeto de preocupación.

Con el conocimiento fiscal corporativo adecuado y una gestión fiscal empresarial proactiva, puedes transformar su administración de una carga operativa a una ventaja competitiva.

Aplicar una adecuada inteligencia fiscal te permitirá optimizar impuestos, pagar menos tributos dentro del marco legal y, lo más importante, destinar esos recursos ahorrados a lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.

Comienza por entender a fondo las reglas del juego, digitaliza y ordena tu documentación, y no subestimes el valor de contar con el conocimiento de un asesor experto.

Tu balance final te lo agradecerá.

Incrementa tu Inteligencia Fiscal

Ahora que ya sabes más sobre el IVA, estás preparado para seguirte formando y aprendiendo en temas contables y de gestión fiscal empresarial.

En Mipymes Digital te brindamos la asesoría y la consultoría que necesitas para elegir el sistema contable y el proveedor de facturación electrónica que más le convenga a tu negocio.

Contamos con toda la infraestructura técnica, humana y comercial suficiente para ayudarte a escalar y a crecer, aprovechando los mejores recursos tecnológicos —y humanos—, disponibles en la actualidad.

Además, disponemos de una red de aliados estratégicos, clave en la implementación exitosa de los sistemas contables y de gestión fiscal que requiere tu empresa.

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Propuesta temática: Santiago Calderón | Redacción y Edición: TraduEdit.com